單證是來處理進(jìn)出境貨物的交付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、結(jié)算等工作的。他也是企業(yè)進(jìn)出口工作的重要組成部分,單證的質(zhì)量高低,反應(yīng)了其企業(yè)的管理水平。而且在發(fā)生糾紛,涉及索賠、理賠時(shí),也是處理爭議的依據(jù)。那今天,就說說有關(guān)“制單”的相關(guān)內(nèi)容。
制單的基本要求
基本要求就是咱們熟知的:“證同相符”、“單證相符”、“單單相符”、“單貨相符”。原則上應(yīng)做到:“正確、完整、及時(shí)、簡明、整潔”。
“證同相符”:信用證與貿(mào)易合同相符;
“單證相符”:單據(jù)與信用證相符;
“單單相符”:各種單據(jù)之間相符;
“單貨相符”:單據(jù)中所描述的貨物與實(shí)物相符。
在往往的一些制單過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的信用證日期填錯(cuò)、發(fā)票和裝箱單上的總箱數(shù)填錯(cuò)、發(fā)票總額填錯(cuò)、包裝件數(shù)與包裝種類、總體積、總毛重、船次等等錯(cuò)誤現(xiàn)象,所以為了避免此類的情況發(fā)生,那我們就要在處理單證要認(rèn)真、細(xì)心、專業(yè) 。
出口單證的流程
1.客戶詢盤
這個(gè)咱們都知道就是客戶在下訂單前,都會(huì)有相關(guān)的詢盤做以細(xì)節(jié)上的了解。
2.報(bào)價(jià)
回復(fù)客戶確定產(chǎn)品、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格等一系列的回復(fù)。
3.得到訂單
4.下生產(chǎn)訂單
給工廠下訂單,安排生產(chǎn)計(jì)劃
5.業(yè)務(wù)審批
業(yè)務(wù)收到訂單后,首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目填寫,盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批也需要附上客戶的訂單傳真件,與工廠的收購合同。
6.下達(dá)生產(chǎn)通知
在確定交貨期后,就可以下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)。會(huì)有三種需要注意的情況:
L/C付款的客戶:通常情況下是交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C就已經(jīng)收到了,就需要業(yè)務(wù)員與單證員分別審查信用證,檢查有沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤,有的話就馬上請客戶修改。
T/T付款的客戶:確認(rèn)定金已到賬
遠(yuǎn)期L/C或D/A等付款的客戶(不推薦使用這種方式):需向上級(jí)確認(rèn)批準(zhǔn)
7.驗(yàn)貨
在交貨期前一周通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨;
若是客戶指定的人員驗(yàn)貨,就要在交貨期前一周月客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部門;
指定第三方的驗(yàn)貨公司或公證行驗(yàn)貨,要在交貨期前兩周與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間并通知工廠。
8.備制基本文件單證
在收到客戶正式訂單時(shí),就應(yīng)該制作出口合同,出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單,出口貨物托運(yùn)單,核銷單,報(bào)關(guān)單,報(bào)關(guān)委托書等文件。
9.商檢
應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單
10.租船訂艙
若是FOB條款,客戶會(huì)指定貨代公司,我們就需要盡早和貨代聯(lián)系,了解將要安排的出口口岸等情況。
若是由出口方支付運(yùn)費(fèi),那就應(yīng)該盡早向貨代公司咨詢船期,運(yùn)價(jià)等。
11.安排拖柜
貨物驗(yàn)好貨后,就委托拖車公司提柜、裝柜。也要給拖車公司傳真以下材料:訂倉確認(rèn)書,船公司,注明裝柜時(shí)間,柜型,數(shù)量,裝柜地址,裝船口岸等。
12.委托報(bào)關(guān)
13.獲得運(yùn)輸條件
14.準(zhǔn)備其他文件
商業(yè)發(fā)票、FORMA原產(chǎn)地證、一般原產(chǎn)地證、裝運(yùn)通知、裝箱單。
15.交單
16.業(yè)務(wù)登記和文件存檔
各種單證的時(shí)間順序
通常提單日期時(shí)確定各單據(jù)日期的關(guān)鍵,各單據(jù)日期的關(guān)系:
(1)發(fā)票日期應(yīng)在各單據(jù)日期之首;
(2)提單日不能超過L/C規(guī)定的裝運(yùn)期也不得早于L/C的最早裝運(yùn)期;
(3)保單的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期(一般早于提單2天),不能早于發(fā)票;
(4)裝箱單應(yīng)等于或遲于發(fā)票日期,但必須在提單之前;
(5)產(chǎn)地證不早于發(fā)票日期,不遲于提單日;
(6)商檢證日期不晚于提單日期,但也不能大大早于裝運(yùn)期,尤其是鮮貨,容易變質(zhì)的商品;
(7)受益人證明:等于或晚于提單日;
(8)裝船通知:等于或晚于提單日后三天;
(9)船公司證明:等于或早于提單日;
(10)匯票日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù),但不能晚于L/C的有效期。
(來源:K哥聊出海)